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Text File  |  1993-03-17  |  33KB  |  1,010 lines
  1.             THE INVOICE STORE  version 3.0
  2.             ==============================
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8. I. INTRODUCTION
  9.  
  10. Welcome to The Invoice Store.  The Invoice Store is an Invoicing -
  11. Billing - POS system that is very simple to learn and use, but is also
  12. very powerful.
  13.  
  14. This document is just a summary document for most of the features found in
  15. The Invoice Store product.  The registered version includes a 140 page
  16. printed manual.  This printed manual covers every feature in detail.  It 
  17. also uses examples during the entire manual with illustrations.
  18.  
  19. To order a copy of the software, please fill out the order form found
  20. in the file ORDER.DOC.
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25. II.  INSTALLATION
  26.  
  27. The Invoice Store requires any IBM PC compatable computer with a hard 
  28. disk drive.  Prior to installation, verify that the CONFIG.SYS file meets
  29. the following requirements:
  30.  
  31.         FILES=75
  32.         BUFFERS=40
  33.  
  34. Refer to your DOS manual if this procedure is unfamiliar to the user.
  35. Type RUN followed by the ENTER key to run the program.
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41. III.  EDITING DATA
  42.            
  43. Editing data is very simple.  When the mode of operation is in Editing
  44. Mode, the field to edit is highlighted.  The cursor will flash under the
  45. character that may be edited.
  46.  
  47. The following keys can be used while in editing mode:
  48.  
  49.    Left Arrow           Moves the cursor one character to the left
  50.    Right Arrow          Moves the cursor one character to the right
  51.    Up Arrow             Edits the previous field
  52.    Down Arrow           Edit the next field
  53.    Home                 Moves the cursor to the first character
  54.    End                  Moves the cursor to the last character
  55.    CTRL Home            Edits the first field
  56.    CTRL End             Edits the last field
  57.    CTRL Y               Deletes from the cursor to the end of field
  58.    CTRL U               Restores all data to original values
  59.    Ins                  Toggles insert mode to overstrike mode
  60.    Esc                  Aborts operation
  61.    Enter                Edits the next field   
  62.    
  63. When done editing all of the desired data, the user can press ENTER until
  64. the editing session is complete.
  65.  
  66.  
  67. The following Hot Keys can be used anywhere from the program:
  68.  
  69.     ALT-H           Online Help System
  70.     ALT-C           A pop-up calculator
  71.     ALT-K           A pop-up calendar
  72.     ALT-M           A pop-up measurements
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79. IV.  THE MAIN MENU
  80.  
  81. From the main menu, the user can enter any of the four modules of The 
  82. Invoice Store.  Each module has several sub catagories.  To enter the desired
  83. sub catagory, the user must press the associated character followed by the 
  84. ENTER key.
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90. V.  MAINTENANCE SYSTEM MODULE
  91.  
  92. The Maintenance System has the following sub catagories:
  93.  
  94.     Customer Database
  95.     Database Functions
  96.     Inventory Database
  97.     Salesmen Database
  98.     Vendor Database
  99.     System Configuration
  100.     Appointment Scheduler/To Do List
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106. V.1.  CUSTOMER DATABASE
  107.  
  108. Customer database is used to store all information about customers.  Each
  109. customer is identified by unique a customer number.  A customer can have 
  110. information changed from this module.
  111.  
  112. The following information is entered into the customer database:
  113.  
  114.     COMPANY CODE    A unique code for the company
  115.     COMPANY NAME    The company name
  116.     FIRST NAME    The first name of the contact at the company
  117.     LAST NAME    The last name of the contact at the company
  118.     PHONE        The telephone number at the company
  119.     EXT        The telephone number extension at the company
  120.     FAX NUMBER    The fax number at the company
  121.     CREDIT LIMIT    The credit line that is issued to the company
  122.     BALANCE        The balance of the company
  123.     TAX        The sales tax percentage that the company pays.
  124.     TAX SHIPPING    If the company pays tax on shipping costs
  125.     DISCOUNT    The discount percentage that the company receives
  126.     SALESMAN    The salemans code
  127.      TERMS        The payment terms for the company
  128.     SHIPPING    The shipping terms for the company
  129.     SHIPPING CO    The shipping information for the company
  130.     BILLING CO    The billing information for the company    
  131.  
  132.  
  133. ADDING A NEW CUSTOMER
  134.  
  135. To add a new customer, the user must press the ADD key.  The system will create
  136. a new customer number.  The user can change this number if desired. If the 
  137. user enters a customer number that already exists, the program will reject 
  138. the addition of the new customer when the user attempts to save the data.  
  139. The keys used for addition are the same as the editing keys.
  140.  
  141.  
  142. EDITING CURRENT CUSTOMER 
  143.  
  144. To edit the data of the current customer shown on the screen, the user
  145. must press the EDIT key.  Only the current customer shown can be edited.
  146.  
  147.  
  148. DELETE CURRENT CUSTOMER
  149.  
  150. To delete the current customer from the program, the user must press the
  151. DEL key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  152. place.  When a customer is deleted all invoices associated with that customer
  153. will also be deleted.  Once a customer is deleted, it cannot be restored.
  154.  
  155.  
  156. SEARCH FOR A CUSTOMER 
  157.  
  158. To search for a customer , the user must press the SEARCH key.  The user
  159. can search by Company Number, Company Name, or Customer Name.  The system
  160. will attempt to find a close match of the name entered.  If the customer
  161. entered is found then the customer will be displayed on the screen.
  162.  
  163.  
  164. VIEW ALL CUSTOMERS
  165.  
  166. To view all customers, the user must press the VIEW key.  The user will see
  167. a short description of all the current customers.  The user may scroll 
  168. through the customers on the screen by pressing the up arrow or down
  169. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  170. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  171. To select the desired customer, the user must highlight the desired customer
  172. and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this operation, the
  173. user must press the ESC key.  Once the desired customer has been selected,
  174. this will become the current customer displayed on the screen.  This feature
  175. is very useful when trying to select a customer very quickly.
  176.  
  177.  
  178. NOTES
  179.  
  180. To take notes on a customer, the user must press the NOTES key.  The user will
  181. see a screen that notes can be entered.  This is no limit to the number of 
  182. notes that can be taken.  To save the notes, the user must press the CTRL/W
  183. key and to abort the notes the user must press the <ESC> key.  
  184.  
  185.  
  186. DIALING
  187.  
  188. To dial the current customer, the user must press the DIAL key.  The modem
  189. must be turned on and must be configured as the setup in System Configuration.
  190. After the modem starts to dial the number, the user must pick up the
  191. telephone headset and press a key to continue.
  192.  
  193.  
  194. PRODUCT LIST
  195.  
  196. To generate a list of all products for the current customer, the user must
  197. press the PRODUCT LIST key.  The user can have this list sent to the printer,
  198. screen, or a file.
  199.  
  200.  
  201. PAYMENT HISTORY
  202.  
  203. To generate a payment history for the current customer, the user must
  204. press the PAYMENT HISTORY key.  The user can have this list sent to the printer,
  205. screen, or a file.
  206.  
  207.  
  208. INVOICES
  209.  
  210. To view a list of invoices for the current customer, the user must press the
  211. INVOICES key.  A list of invoices issued to the current customer will be
  212. displayed.  The user can scroll to the desired invoice followed by the ENTER
  213. key to view it.
  214.  
  215.  
  216. PAGE THROUGH CUSTOMERS
  217.  
  218. To view customers one screen at a time, the user must press the Pg Dn key
  219. or the Pg Up key.
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225. V.2.  DATABASE FUNCTIONS
  226.  
  227. Database functions performs the following features:
  228.  
  229.  
  230.  
  231. V.2.1.  REBUILD ALL DATABASES
  232.  
  233. This feature should only be used after a hard disk crash or to compress
  234. the data files.  All of the database index files will be rebuilt.
  235. This feature may take some time.
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240. V.2.1  DELETE BATCH OF INVOICES
  241.  
  242. This feature should only be used if the user wishes to delete a batch of
  243. invoices that have not been printed.
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249. V.3  INVENTORY DATABASE 
  250.  
  251. Inventory database is used to store all information about inventory.  Each
  252. inventory item is identified by a unique stock number.  Inventory information
  253. can be changed from this module.  The following information is entered into
  254. the inventory:
  255.  
  256.     PROD CODE       A unique product code.
  257.     DESC            The product description
  258.     PRICE           The selling price of the product
  259.     COST            The cost of the product       
  260.     STOCK           The number of items currently in stock
  261.     LOW STOCK       The number of items required to reorder stock
  262.     WEIGHT          The weight of the item
  263.     TAXABLE         The item is taxable or non-taxable
  264.     UPDATED         The date when the last manual update has been made
  265.         NUM SOLD        This shows the number of times an item has been sold.
  266.     AVAILABLE    The product is available or unavailable.
  267.     PRODUCT        The product can be a product or a non-product.
  268.     DETAIL          A four line description of detail information
  269.  
  270.  
  271. ADDING A NEW INVENTORY ITEM
  272.  
  273. To add a new inventory item, the user must press the ADD key. If the 
  274. user enters a product code that already exists, the program will reject the 
  275. addition of the new inventory item when the user attempts to save the data.  
  276. The keys used for addition are the same as the editing keys.
  277.  
  278.  
  279. EDITING CURRENT INVENTORY ITEM 
  280.  
  281. To edit the data of the current inventory item shown on the screen, the
  282. user must press the EDIT key.  Only the current inventory item shown can
  283. be edited.
  284.  
  285.  
  286. DELETE CURRENT INVENTORY ITEM
  287.  
  288. To delete the current inventory item from the program, the user must press 
  289. the DEL key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  290. place.  Once an inventory item is deleted, it cannot be restored.
  291.  
  292.  
  293. SEARCH FOR AN INVENTORY ITEM
  294.  
  295. To search for an inventory item, the user must press the SEARCH key.  The user
  296. will be prompted to enter the product code or product description.  The program 
  297. will attempt to find the best match of an inventory item that fits the
  298. search.  If the search entered is found then the inventory item will be displayed
  299. on the screen.
  300.  
  301.  
  302. VIEW ALL INVENTORY
  303.  
  304. To view all inventory items, the user must press the VIEW key.  The user will
  305. see a short description of all the inventory items.  The user may scroll 
  306. through the inventory items on the screen by pressing the up arrow or down
  307. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  308. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  309. To select the desired inventory item, the user must highlight the desired
  310. inventory item and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this
  311. operation, the user must press the ESC key.  Once the desired inventory item
  312. has been selected, this will become the inventory item displayed on the 
  313. screen.  This feature is very useful when trying to select an inventory
  314. item very quickly.
  315.  
  316.  
  317. UPDATE INVENTORY
  318.  
  319. To update the current inventory stock, the user must press the UPDATE key.
  320. The user will be asked to enter the number of new inventory items to add
  321. to the current inventory.  If the user wishes to abort the operation, the
  322. user must press the ESC key.
  323.  
  324.  
  325. PAGE THROUGH INVENTORY ITEMS
  326.  
  327. To view inventory items one screen at a time, the user must press the Pg Dn
  328. key or the Pg Up key.
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334. V.4  SALESMAN DATABASE
  335.  
  336. Salesman database is used to store all information about salesmen.  Each
  337. salesman is identified by unique a salesman number.  A salesman can have 
  338. information changed from this module.
  339.  
  340. The following information is entered into the salesman database:
  341.  
  342.     CODE        The unique salesman code
  343.     WORK NAME    The name of the salesman at work
  344.     REAL NAME    The real name of the salesman
  345.     ADDRESS        The address of the saleman
  346.     PHONE        The telephone number of the salesman
  347.     SOC SEC NUM    The social security number of the salesman
  348.  
  349.  
  350. ADDING A NEW SALESMAN
  351.  
  352. To add a new salesman, the user must press the ADD key.  The user will be
  353. prompted to enter a salesman code.  If the user enters a salesman code 
  354. that already exists, the program will reject the addition of the new salesman 
  355. when the user attempts to save the data.  The keys used for addition are the 
  356. same as the editing keys.
  357.  
  358.  
  359. EDITING CURRENT SALESMAN 
  360.  
  361. To edit the data of the current salesman shown on the screen, the user
  362. must press the EDIT key.  Only the current salesman shown can be edited.
  363.  
  364.  
  365. DELETE CURRENT SALESMAN
  366.  
  367. To delete the current salesman from the program, the user must press the
  368. DEL key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  369. place.  Once a salesman is deleted, it cannot be restored.
  370.  
  371.  
  372. SEARCH FOR A SALESMAN
  373.  
  374. To search for a salesman, the user must press the SEARCH key.  The user
  375. will be prompted to enter the salesman code.  The system will attempt to 
  376. find a match of the number entered.  If the salesman entered is found then 
  377. the salesman will be displayed on the screen.
  378.  
  379.  
  380. VIEW ALL SALESMEN
  381.  
  382. To view all salesmen, the user must press the VIEW key.  The user will see
  383. a short description of all the current salesmen.  The user may scroll 
  384. through the salesmen on the screen by pressing the up arrow or down
  385. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  386. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  387. To select the desired salesman, the user must highlight the desired salesman
  388. and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this operation, the
  389. user must press the ESC key.  Once the desired salesman has been selected,
  390. this will become the current salesman displayed on the screen.  This feature
  391. is very useful when trying to select a salesman very quickly.
  392.  
  393.  
  394. PAGE THROUGH SALESMEN
  395.  
  396. To view salesmen one screen at a time, the user must press the Pg Dn key
  397. or the Pg Up key.
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403. V.5  VENDOR DATABASE
  404.  
  405. Salesman database is used to store all information about vendors.  Each
  406. vendor is identified by unique a vendor number.  A vendor can have 
  407. information changed from this module.
  408.  
  409. The following information is entered in the vendor database:
  410.  
  411.     CODE        The unique code for the vendor.
  412.     NAME        The name of the vendor.
  413.     CONTACT        The contact name of the vendor.
  414.     PHONE        The phone number of the vendor.
  415.     FAX        The fax number of the vendor.
  416.     ADDRESS        The address of the vendor.
  417.     DETAIL        A four line detailed information for the vendor.
  418.  
  419.  
  420.  
  421. ADDING A NEW VENDOR
  422.  
  423. To add a new vendor, the user must press the ADD key.  The user will be
  424. prompted to enter a vendor code.  If the user enters a vendor code 
  425. that already exists, the program will reject the addition of the new vendor 
  426. when the user attempts to save the data.  The keys used for addition are the 
  427. same as the editing keys.
  428.  
  429.  
  430. EDITING CURRENT VENDOR 
  431.  
  432. To edit the data of the current vendor shown on the screen, the user
  433. must press the EDIT key.  Only the current vendor shown can be edited.
  434.  
  435.  
  436. DELETE CURRENT VENDOR
  437.  
  438. To delete the current vendor from the program, the user must press the
  439. DEL key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  440. place.  Once a vendor is deleted, it cannot be restored.
  441.  
  442.  
  443. SEARCH FOR A VENDOR
  444.  
  445. To search for a vendor, the user must press the SEARCH key.  The user
  446. will be prompted to enter the vendor code.  The system will attempt to 
  447. find a match of the code entered.  If the vendor entered is found then 
  448. the vendor will be displayed on the screen.
  449.  
  450.  
  451. VIEW ALL VENDORS
  452.  
  453. To view all vendors, the user must press the VIEW key.  The user will see
  454. a short description of all the current vendor.  The user may scroll 
  455. through the vendors on the screen by pressing the up arrow or down
  456. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  457. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  458. To select the desired vendor, the user must highlight the desired vendor
  459. and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this operation, the
  460. user must press the ESC key.  Once the desired vendor has been selected,
  461. this will become the current vendor displayed on the screen.  This feature
  462. is very useful when trying to select a vendor very quickly.
  463.  
  464.  
  465. PAGE THROUGH VENDORS
  466.  
  467. To view vendors one screen at a time, the user must press the Pg Dn key
  468. or the Pg Up key.
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474. V.6  SYSTEM CONFIGURATION
  475.  
  476. System Configuration is used to enter and display information about the user
  477. of The Invoice Store.  This screen should be the first one to enter information.
  478. The following information from this module will be entered:
  479.  
  480.     COMPANY        Your company name to be printed
  481.     ADDRESS        Your company address to be printed
  482.     PHONE        Your company phone to be printed
  483.     FAX        Your company fax number to be printed
  484.     LAST INVOICE    The last invoice number issued
  485.     LAST CUST    The last customer number issued
  486.     TAX        The default tax rate           
  487.     SYSTEM DEFAULTS    These are the defaults to be used for the system
  488.     MENU LEVEL    The menu system that you wish to use in the program
  489.     FORMS        The type of forms that you wish to use in the program
  490.             
  491. The user must enter this information from this module.  To edit the company
  492. information, the user must press the EDIT key.  
  493.  
  494. To select the form type, the user must press the FORM key.  There are three
  495. form types available.  They are GENERIC FORM, HP LASER-JET, and CUSTOM FORM.  
  496. The user can specify which type of form (INVOICE, PACKING SLIP, or STATEMENT).
  497. The user can also specify how many copies to print and which printer to use
  498. for each form.
  499.  
  500. The GENERIC FORM is used if the user wishes to print on a generic printer with
  501. plain paper.  Most of the users will use this type of form.
  502.  
  503. The HP LASER-JET is used if the user has a HP LASER-JET printer.  A special 
  504. laser printer invoice will be automatically generated when an invoice is
  505. printed.  If the user has a HP DESK-JET printer, the following sequence must
  506. be used:
  507.  
  508.     1. Since the HP DESK-JET has its limitations, these steps must be
  509.        followed.
  510.  
  511.     2. A file named INV.FRM is provided.  The user must send this file
  512.        to the printer.  This can be done by use of the DOS command PRINT.
  513.        The user may wish to print a number of copies of this file.  This
  514.        will be the pre-printed form be used with this printer.  When
  515.        ready to print invoices, the user must load this paper into the
  516.        printer.
  517.  
  518.     3. The user must select the CUSTOM FORM and leave all the default
  519.        values.
  520.  
  521. The CUSTOM FORM is used to work with pre-printed forms.  The user can edit
  522. any of the field coordinates to match the coordinates on the pre-printed
  523. form.  If the user wishes to omit any field, then the user must blank out
  524. the coordinate.  This can be done by use of the DEL key.
  525.  
  526.  
  527. The user can specify which menu system to use by pressing the MENU key.
  528. The user has a choice of three types of menu systems:
  529.  
  530.     NOVICE        This is the basic type of menu system.  The user
  531.             must press the letter or function key associated with
  532.             the command followed by the ENTER key.  If hotkeys are
  533.             used, the ENTER key is not needed from the main menu.
  534.  
  535.     ADVANCED    This is quite similiar to the Novice menu system
  536.             except the user can scroll through the commands by
  537.             using the arrow keys followed by the ENTER key.
  538.  
  539.     EXPERT        This menu option is only recommended for advanced
  540.             users.  This menu system supports a mouse with
  541.             pull-down menus.
  542.  
  543.  
  544. Invoice comments can be entered by pressing the INVOICE MSGS key.  To enable
  545. the comment, the user must enter the coordinates on where the comment should
  546. be placed on the invoice.  Entering a blank coordiate will disable the
  547. comment.
  548.  
  549. The modem setup can be configured by pressing the MODEM key.  The modem is
  550. only used if the user wishes to dial a customer via the modem.
  551.  
  552.  
  553. System defaults can be setup by pressing the DEFAULTS key.  The user
  554. can select any default by pressing the desired key.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560. V.6  APPOINTMENT SCHEDULER/TO DO LIST
  561.  
  562. The Appointment Scheduler is used to set appointments for a specified
  563. date and time.  The user may add/view/edit/print appointments based on
  564. any date.
  565.  
  566. The To Do List is used to set items to do for a specified date. 
  567. The user may add/view/edit/print these events based by priority.
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573. VI.  INVOICING SYSTEM MODULE
  574.  
  575. The Invoicing System has the following sub catagories:
  576.  
  577.     Enter New Invoices
  578.     Print Batch
  579.         Print Statements
  580.     View Open Invoices
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586. VI.1  ENTER NEW INVOICES
  587.  
  588. This system is used to generate and recall invoices.  Prior to using this 
  589. system, the user should have entered customers and inventory in the previous 
  590. modules.
  591.  
  592.  
  593. ENTERING A NEW INVOICE
  594.  
  595. To enter a new invoice, the user must press the NEW INVOICE key.  The user will then
  596. be prompted for a customer code or name.  If the customer number is known, the user
  597. can enter the customer number followed by the ENTER key.  If the customer number
  598. is unknown, the user can press the ENTER key and a list of all customers
  599. will be displayed on the screen.  The user can then scroll through the
  600. customers until the correct one is found.  The view procedure was explained
  601. in detail in the customer and inventory modules.  The user can also press the
  602. F10 key to add a new customer.
  603.  
  604. Once the customer number has been entered correctly, the name and address
  605. of the customer will be displayed at the top of the screen.  The user is
  606. then prompted to enter the detail information of the invoice.  The user
  607. is then prompted to enter the stock number of the inventory item.  The
  608. Invoice Store accepts two types of items (Inventory Items and Misc Items).
  609. An inventory item is an item that is found in the store's inventory.  A
  610. misc item is a non-inventory item and has no information associated with
  611. it.  If the user wishes to enter a misc item, then the user must enter
  612. MISC followed by the ENTER key.  If the user wishes to enter an inventory
  613. item, then the user must enter the stock number followed by the ENTER
  614. key or press the ENTER key to view all inventory items.  The view
  615. procedure was explained in detail in the customer and inventory modules.
  616.  
  617. Once the inventory item or misc item has been entered, the user is
  618. prompted for the quantity of items to be sold.  The default quantity
  619. is one.  The user may enter any amount that is being sold.  If the quantity
  620. is not available, the user is prompted if the inventory should be updated.
  621. If the user wishes to update the inventory, the number of items required to
  622. make the sales is automatically added to the inventory.
  623.  
  624. Once the quantity has been entered, the user is prompted for the price.
  625. The default price is based on the information supplied by the inventory
  626. module for the inventory item.  If a misc item is used, then the default
  627. price is zero.  The user may enter a new price or keep the current price
  628. followed by the ENTER key.
  629.  
  630. The program is now ready to accept a new stock number.  This procedure
  631. will continue until the user presses the ESC key.  Once all of the
  632. items have been entered, the program will calculate the current subtotal.
  633. The user is then prompted for the discount, tax, and shipping charges.
  634. The total will then be displayed.
  635.  
  636. Please Note:  The discount is applied to the subtotal.  If you have taxable
  637.           non-taxable items, the sales tax will not be automatically
  638.           calculated and you will have to calculate it manually.
  639.  
  640.  
  641. If the user wishes to edit the information, the user must press the
  642. EDIT key.  If the user wishes to save the invoice, the user must press
  643. the SAVE key.  If the user wishes to cancel the invoice, the user can
  644. press the ESC key.
  645.  
  646. If the user pressed the EDIT key, the user can add more products, edit
  647. the detailed information, edit the totals, edit a product, or delete
  648. a product.  The user must press the desired key.  When done editing,
  649. the user must press the ESC key.
  650.  
  651. If the user pressed the SAVE key, the user can change the invoice number
  652. of invoice date.  After entering these values, the invoice is saved.  If the
  653. terms of the invoice is PAYMENT NOW, the accounts receivable screen will
  654. automatically be displayed.  When done, the user can print the invoice,
  655. batch the invoice to be printed later, or just continue.
  656.  
  657.  
  658. RECALL AN OLD INVOICE
  659.  
  660. If the user wishes to recall an old invoice, then the user must press the
  661. RECALL INVOICE key.  The user will be prompted for the invoice number.  The user must
  662. enter the invoice number followed by the enter key.  If the invoice is
  663. found, then the invoice will be displayed on the screen.  The user would
  664. be able to edit the invoice, print the invoice, or void the invoice.
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670. VI.2  PRINT BATCHED 
  671.  
  672. This feature is used to print all batched invoices.  Batched invoices are
  673. invoices that were selected to print later when the invoice was generated.
  674. Invoices, packing slips or mailing labels may be printed from the batch.
  675. Invoices will remain in the batch until the batch is deleted.
  676.  
  677.  
  678.  
  679. VI.2  PRINT STATEMENTS
  680.  
  681. This feature will allow you to print customer statements.  Only invoices
  682. that have amounts due based on the customer terms will be printed.  Two
  683. types of statements are supported (Summary Statements and Detailed Statements).
  684.  
  685. Summary statments are statements that show the amount paid and balance due
  686. for each invoice.  Many invoices can be shown on a single sheet of paper.
  687.  
  688. Detailed statements are very similiar to the customer invoices.  These
  689. statements will show all the detailed information about the invoice.
  690. Only one invoice will be printed on a single page.
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695. VI.4  VIEW OPEN INVOICES
  696.  
  697. This feature is used to view all open invoices.  The user may page through
  698. the open invoices by pressing the Pg Dn and Pg Up keys.  The user may also
  699. print or void the invoice.  These features were explained in detail above.
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705. VII.  REPORTING SYSTEM MODULE
  706.  
  707. The Report System is used to generate different types of reports.  Reports
  708. can be generated to the screen or to the printer.  When the report is sent
  709. to the screen, some reports can be given detailed information by moving
  710. the highlight to the desired item and pressing the ENTER key.  The following
  711. reports are supported in the program:
  712.  
  713.     Aging Report
  714.     Summary Reports
  715.     Detail Reports
  716.     Listing Reports
  717.     Salesman Sales
  718.     Product List For Customer
  719.     Customer List For Product
  720.     Inventory List For Vendor
  721.     Payment History
  722.     Custom Mailing Labels/Reports.
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728. VII.1  AGING REPORT
  729.  
  730. The aging report is used for generating a report for all customers that have
  731. outstanding balances that are still due.  The user may select the type of
  732. report to generate.
  733.  
  734. The user may also select if the report should show all outstanding invoices
  735. or current outstanding invoices.  Current outstanding invoices are invoices
  736. that currently owe money based on the invoice terms (Net 30, Net 60, etc.).
  737. All outstanding invoices are all the invoices that owe money, regardless of
  738. what the invoice terms are.
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744. VII.2  SUMMARY REPORTS
  745.  
  746. The following information will be generated on a summary report:
  747.  
  748.     Total Sales Collected           This item will show all money
  749.                     collected on invoices.
  750.  
  751.     Total Sales Tax Collected       This item will show all taxes
  752.                     collected on invoices.  
  753.  
  754.     Total Shipping Collected        This item will show all shipping
  755.                     charges collected.  
  756.  
  757.     Taxable Sales Collected         This item will show all money 
  758.                     collected on invoices that are not
  759.                     tax exempt.
  760.                     
  761.     Non-Taxable Sales Collected     This item will show all money 
  762.                     collected on invoices that are tax
  763.                     exempt.
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768. VII.3  DETAIL REPORTS
  769.  
  770. The following information will be generated on a detail report:
  771.  
  772.     Invoice Number
  773.     Customer Number
  774.     Invoice Date
  775.     Invoice Terms
  776.     Invoice Amount
  777.     Amount Paid On Invoice
  778.     Amount Due On Invoice
  779.     Amount of tax paid
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785. VII.4  LISTING REPORTS
  786.  
  787. The following listing reports can be generated:
  788.  
  789.     Low Stock Listing
  790.     Customer Listing
  791.     Inventory Listing
  792.     Salesman Listing
  793.     Vendor Listing
  794.      Price List
  795.  
  796.  
  797.  
  798. VII.4.1  LOW STOCK LISTING
  799.  
  800. The low stock listing report is used to generate all inventory items that
  801. are having their stock at a very low margin.  This usually means that the
  802. stock should be reordered.  The following information is generated from this
  803. report:
  804.  
  805.     Product Number
  806.     Product Description
  807.     Selling Price
  808.     Cost Price
  809.     Current Stock Count
  810.     Updated Date
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815. VII.4.2  CUSTOMER LISTING
  816.  
  817. The customer listing report is used to generate all customers.  The following 
  818. information is generated from this report:
  819.  
  820.     Customer Number
  821.     Company Name
  822.     Company City
  823.     Company State
  824.     Company Zip Code
  825.     Company Phone Number
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830. VII.4.3  INVENTORY LISTING
  831.  
  832. The inventory listing report is used to generate all inventory.  The following 
  833. information is generated from this report:
  834.  
  835.     Product Number
  836.     Product Description
  837.     Selling Price
  838.     Cost Price
  839.     Current Stock
  840.     Updated Date
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845. VII.4.4  SALESMAN LISTING
  846.  
  847. The salesman listing report is used to generate all salesmen.  The following 
  848. information is generated from this report:
  849.  
  850.     Salesman Number
  851.     Salesman Name
  852.     Salesman City
  853.     Salesman State
  854.     Salesman Zip Code
  855.     Salesman Telephone
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860. VII.4.5  VENDOR LISTING
  861.  
  862. The vendor listing report is used to generate all vendor.  The following 
  863. information is generated from this report:
  864.  
  865.     Vendor Number
  866.     Vendor Name
  867.     Vendor City
  868.     Vendor State
  869.     Vendor Zip Code
  870.     Vendor Telephone
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875. VII.4.6  PRICE LIST
  876.  
  877. The price list can be printed to be given to your customers.  It only
  878. shows the product code, product description, and selling price.  Items 
  879. that are not currently available will not be printed.
  880.  
  881.  
  882.  
  883. VII.5  SALESMAN SALES
  884.  
  885. This report is used to generate all sales for a salesman.  The user can 
  886. specify all salesmen or a single salesmen.  The report can be based on
  887. invoice date or payment date.  The following information can be printed
  888. on the report:
  889.  
  890.     Salesman Number
  891.     Salesman Name
  892.     Invoice Number
  893.     Invoice Date
  894.     Invoice Amount
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900. VII.6  PRODUCT LIST FOR CUSTOMER
  901.  
  902. This report is used to generate all products for a customer.  The user can 
  903. specify all customers or a single customer.  The following information
  904. will be generated:
  905.  
  906.     Customer Number
  907.     Invoice Number
  908.     Stock Number
  909.     Product Description
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915. VII.7  CUSTOMER LIST FOR PRODUCT
  916.  
  917. This report is used to generate all customers for a product.  The user can 
  918. specify all products or a single product.  The following information
  919. will be generated:
  920.  
  921.     Customer Number
  922.     Invoice Number
  923.     Stock Number
  924.     Product Description
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930. VII.8  INVENTORY LIST FOR VENDOR
  931.  
  932. This report is used to generate all vendors for a product.  The user can 
  933. specify all vendors or a single vendor.  The following information
  934. will be generated:
  935.  
  936.     Vendor Number
  937.     Vendor Name
  938.     Stock Number
  939.     Product Description
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945. VII.9  PAYMENT HISTORY
  946.  
  947. This report is used to generate the payment history for a customer.  The user 
  948. can specify all customers or a single customer.  The following information
  949. will be generated:
  950.  
  951.     Customer Number
  952.     Invoice Number
  953.     Payment Date
  954.     Check Number
  955.     Amount Paid
  956.     Balance
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962. VII.10  CUSTOM MAILING LABELS/REPORTS
  963.  
  964. Custom Mailing Labels is used to create the type of mailing labels when
  965. the invoice is batched.  The user may select a list of existing mailing
  966. labels or create a new type of label.
  967.  
  968. Custom Reports is used to create any custom report.  The user can select
  969. which fields of data to be printed on the report and the place of the
  970. report to be printed on.  Once a report definition has been created, it
  971. can be used again.
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976. VIII.  ACCOUNTS RECEIVABLE MODULE
  977.  
  978. The Accounts Receivables System has the following sub catagories:
  979.  
  980.     Accounts Receivable
  981.     Voiding Payment
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987. VIII.1 ACCOUNTS RECEIVABLE 
  988.  
  989. The accounts receivable is used for entering payments from customers.  The
  990. user will be prompted for an invoice number.  If the user does not know the
  991. invoice number, the user may press the ENTER key for a list of unpaid
  992. invoices.  The following information can be entered:
  993.  
  994.     Type of Tendor
  995.     Tendor detail information
  996.     Amount Paid On Invoice
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002. VIII.2 VOIDING PAYMENT
  1003.  
  1004. The voiding of a payment is used for deleting payments from customers.  The
  1005. user will be prompted for an invoice number.  If the user does not know the
  1006. invoice number, the user may press the ENTER key for a list of unpaid
  1007. invoices.  The user will then be able to select the correct payment to void
  1008. by pressing the <PGDN> and <PGUP> keys.
  1009.  
  1010.